Geordnetes Chaos mit Fileee der Dokumenten App

Mit der Fileee Box Dokumente chaotisch sortieren

2017-03-27
Neulich bin ich auf einen interessanten Werbeartikel auf Facebook gestoßen. Fileee – verspricht Dokumente ordentlich zu digitalisieren, zu Lagern und zu Analysieren. Als Student und Familienvater mit viel Papierkram kam das für mich wie gerufen! Ich habe diese Box für euch getestet und möchte an dieser Stelle von meinen Erfahrungen berichten.

Fileee ist ein junges ambitioniertes deutsches Unternehmen das es sich zum Ziel gemacht hat, die Digitalisierung des Papierhaushaltes voran zu treiben, eigens dazu haben Sie die Fileee Box entwickelt.
Hierbei gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Reine Nutzung der App.
  • Nutzung der Fileee Box für die Verwahrung der Dokumente.
  • Nutzung des Scanner Aufsatzes.
  • Eine Kombination aus allen vorherigen Punkten.

aber nochmal genauer im Detail….

Der erste Eindruck

Das System kam gut verpackt an, die Box selber, die zum Aufbewahren der Unterlagen gedacht ist, erinnert etwas an einen Schuhkarton und dient dem Scan-Aufsatz als Fundament. An der Seite des Schuhkartons, ist eine Klappe, die es ermöglicht Papier einfach in die Box zu legen, während der Scanner Aufsatz Obenauf steht.
Der Scanner Aufbau hat zusätzlich noch innen LEDs verbaut, die eine optimalen Ausleuchtung gewährleisten. Diese werden über ein externes Netzteil versorgt, was man von außen auf dem Scanner Aufsatz anschließen kann.

Der Aufbau

Der Aufbau war echt kinderleicht. Die Laschen werden entsprechend der Anleitung zurechtgebogen, und der Rest hält dank Magneten wie von selber. Sogar in dem Papierfach sind Magneten verbaut, die den Scanner Aufsatz festhalten, wenn er obendrauf steht.
Es liegt eine deutsche Anleitung bei, die sehr gut ausgearbeitet und detailreich ist. Ich muss sagen, etwas so gut Durchdachtes sieht man sehr selten.

Die 1. Versuche

Entsprechend der Anleitung habe ich also die Box und den Scanner Aufsatzes aufgebaut und die App installiert. Für die App ist ein Account bei Fileee notwendig, dieser ist sehr schnell eingerichtet. Soweit – so gut, doch leider wollten die 1. Scans bei mir partout nichts werden. Also habe ich mich mit dem Kundenservice von Fileee unterhalten und wir haben zusammen festgestellt, dass ich die einzigen 2 Modelle besitze, mit dem die Konstruktion des Scanner Aufsatzes nicht 100 % kompatibel ist.

Das Galaxy S6 hat seit dem Android 6.0.1 update leider ein zu kleines Kamerafenster um eine Komplette DIN A4 Seite und dem Barcode der Box optimal abzudecken, geht dann aber im Endeffekt sehr knapp auf.
Mein ONE plus two, hat dagegen noch keine Kompatibilität.
An diesem Punkt muss ich sagen, dass ich selten so einen schnelles und hilfsbereites Team gesehen habe. Das Fileee Team hat sich kurzerhand beide Handys gekauft, um nachvollziehen zu können, wieso und weshalb diese Fehler auftreten.
Im Anschluss habe ich kurzerhand ein Video bekommen, wie es mit dem S6 dann doch richtig funktioniert. Und am OP2 wird weiterhin noch getestet.

Nachtrag: Mit dem Android 7 Update für das S6 gibt es keine Probleme mehr.

Weitere Schritte

Nachdem die App installiert und ein Konto eröffnet ist, erhält man folgende Optionen:

Dokumente mit der App einscannen, ohne das Zubehör zu benutzen. Hierbei ist zu beachten, dass man ein Freikontingent von 1000 Seiten hat, was 2 Monate hält. Im Anschluss werden jeden Monat 15 weitere Seiten freigeschaltet.

Das Dokument Scannen, mit der Scanvorrichtung. Hierbei gelten dieselben Bedingungen als wenn ich nur die App benutzen würde.

Das Dokument Scannen, mit der Fileee Box. Hierbei werden alle Dokumente die den Barcode der Box entsprechend mit ein gescannt haben nicht auf das Kontingent gezählt.

Sind die Dokumente ein gescannt, wenn sie online vom Server analysiert. Im Anschluss kann man sie eigene Kategorien zuordnen, und mit einer Volltextsuche durchsuchen. Diese Option funktioniert aber nur, wenn es sich um einen standardisierten Brief handelt. Es ist aber auch bei anderen Dokumenten nicht wirklich notwendig.

Sollte man die Dokumente ohne Feile Box ein gescannt haben, kann man sie im Nachhinein in die Box schieben. Hierbei sollten diese Dokumente auch in der Wirklichkeit in die Box gelegt werden. Denn in der Box befindet sich das Farbkodierungssystem, was es einem in der App ermöglicht, die Blätter in der Box wiederzufinden.

Im Anschluss kann man seine hochgeladenen Daten mit Plattformen wie zum Beispiel Dropbox verknüpfen und hat sie somit auf jedem Gerät verfügbar.

Fazit

Die Tatsache, dass es nicht gleich funktioniert hat, bei einem regulären Preis von 45 € hat mich ein wenig abgeschreckt. Das hat das Supportteam mit seinem überragenden Engagement völlig vergessen lassen. Wenn man sich ein wenig darauf einlässt, macht es Spaß und sorgt auch ein wenig für Ordnung. Persönlich ist mir das ganze System allerdings noch ein wenig zu langsam, um mit einem vernünftigen Scanner mithalten zu können. Aber ich werde durchaus in der Zukunft verfolgen wie es mit Fileee weitergeht. Und für alle Technik begeisterten kann ich es nur empfehlen.
Des weiteren können wir euch auch den Fileee Blog empfehlen, den ihr hier besuchen könnt.

Pro
+Papier Platzsparend verstaut
+Sehr schnelles und hilfsbereites Team
+Modernes Design
+Einfache App
+Gut durchdachte Anleitung
+Einfach Aufzubauen

Contra
-Lange Verarbeitungszeit (zu einem Scanner)
-Erkennung arbeitet nur mit Genormten Schreiben
-ungewohntes such System

Wir bedanken uns beim FileeeTeam für die Kostenlose Bereitstellung der Fileeebox zum Testen


Freut euch auf Teil 2 der in kürze folgt wo ich auf die App und das Webinterface eingehe.

4 Comments

4 Comments

  1. Jan says:

    Was wurde denn in dem Video gezeigt, dass bei den Scanproblemen mit dem Galaxy S6 helfen sollte? Ich habe selber ein Galaxy S6 und bin kurz davor, die fileee Box und den Scanaufsatz zu bestellen. Android 7 habe ich noch nicht.

    1. Sven
      Sven says:

      Moin Jan,
      das Video findest du hier, darin wurde gezeigt wie es doch auch mit dem kleinen ausschnitt Funktoniert.
      Unter Android 6 ist es tatsächlich eine enorme Fummelarbeit, deswegen würde ich dir empfehlen wenn du Fileee Aktiv weiter nutzen willst auf Android 7 zu Aktualisieren.
      Dein
      Family-Approved Team

      1. Jan says:

        Vielen Dank für die Antwort. Hab es erst jetzt anschauen können.
        Das sieht ja wirklich kniffelig aus. Leider habe ich das Update auf Android 7 noch nicht angeboten bekommen.

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